Agencia de IA para gestorías
¿Tu gestoría pasa la última semana del trimestre persiguiendo facturas de clientes y cuadrando el IVA a mano?
Más de 500 clientes satisfechos desde hace 20 años
Una agencia de IA para gestorías que conoce el cierre de trimestre
Somos una agencia de IA para gestorías y asesorías que no empieza por la tecnología, sino por las semanas malas: el cliente que manda cuarenta fotos a última hora, el Excel de doscientas mil filas donde hay que encontrar un NIF y el teléfono que no para con la misma pregunta.
A cada uno de esos problemas le ponemos una solución concreta, desarrollada por nosotros y adaptada a la gestión de tu despacho. La IA lee, ordena, busca y prepara; tu equipo revisa y decide. Nada se presenta, se envía ni se borra sin que una persona lo apruebe.
Qué hace la inteligencia artificial en una gestoría (y qué no)
En una asesoría hay dos tipos de trabajo. El de criterio: interpretar una norma, decidir cómo se imputa un gasto, hablar con el cliente de su situación. Y el mecánico: recoger documentos, pasarlos a una hoja, comprobar sumas, buscar datos, recordar plazos, contestar lo mismo veinte veces. La IA solo tiene sentido en el segundo.
Nuestro planteamiento es que la IA se encargue de lo que pide leer mucho y rápido, y que los cálculos los haga siempre un motor de reglas que no se inventa cifras. Así un modelo nunca decide un importe. Lo que entrega es una propuesta revisable con su origen: de qué factura sale cada dato, en qué fila está cada NIF, qué documento falta.
No sustituye a tu programa de contabilidad ni de impuestos. Se coloca delante, para que lo que llegue a ellos venga ya ordenado y comprobado.
EL CIRCUITO COMPLETO
Del móvil de tu cliente al informe de IVA
- Foto o PDF por Telegram o correo
- Puede poner el mes en el pie
- Su carpeta Cliente/Año/Mes
- Pregunta lo que no se lee
- NIF, bases, tipos, cuotas
- OCR más IA
- Reglas en céntimos, sin modelo
- Tipos mal aplicados y repetidas
- Informe del trimestre por cliente
- Exportación a A3, Holded, Sage o ContaPlus
El cuadre ayuda a revisar; la firma y el criterio siguen siendo del gestor.
Más tiempo para asesorar y menos para picar datos
Una empresa no paga a su gestoría por teclear facturas, sino por su análisis y por que le diga qué hacer. Cada hora que se quita del trabajo mecánico se puede dedicar a revisar mejor, atender a más empresas sin ampliar plantilla o simplemente llegar al cierre sin agobio.
Cierres sin sobresaltos
Los descuadres aparecen durante el trimestre, no la víspera de presentar.
Clientes sin mezclar
Cada documento queda asignado a su cliente, su año y su mes.
Datos en segundos
Un NIF o una factura localizados en hojas enormes sin abrirlas.
Qué soluciones de IA aplicamos en gestorías y asesorías
Cinco problemas que se repiten en casi todas las asesorías y la herramienta concreta con la que los resolvemos.
Recogida de facturas
Tus clientes mandan fotos o PDF por Telegram o correo y cada documento se archiva en su carpeta de cliente, año y mes, leído y listo para revisar.
Cuadre de IVA trimestral
Comprobación por reglas de cada factura y del trimestre, con un informe por cliente que señala solo lo que no cuadra y por qué.
Hojas con una frase
Consultar, cruzar y modificar Excel o Google Sheets escribiendo lo que quieres, con vista previa, copia de seguridad y opción de deshacer.
Vencimientos y documentación
Avisos de plazos por cliente y recordatorios preparados para pedir lo que falta, que tu equipo revisa antes de que salgan.
Consultas repetitivas
Un asistente en la web, el correo o el teléfono que contesta lo que tú has dejado escrito y pasa a una persona del despacho todo lo demás.
Señales de que tu gestoría está lista para la IA
Si el número de empresas que asesoras crece más rápido que tu plantilla, si cada trimestre hay un descuadre que se come una mañana entera o si tu personal más preparado dedica horas a ordenar fotos, es buen momento.
Tampoco tienes que renunciar a tu programa contable ni cambiar vuestra rutina de un día para otro. Lo habitual es empezar por un solo problema, normalmente la recogida de facturas o el cuadre, comprobar que funciona con tus clientes reales y añadir lo siguiente cuando el equipo lo pida.
Las facturas de tus clientes, por foto y sin perseguirlas
El cuello de botella de una gestoría no es leer una factura: es que cada cliente las manda a su manera. Uno por WhatsApp, otro en una carpeta de Drive que nadie ordena, otro en un sobre a final de trimestre.
Le damos a tu despacho un canal único. El cliente hace la foto y la envía; en el pie puede poner el mes o el concepto. El sistema identifica a qué cliente pertenece, lee el documento, lo coloca en su carpeta y, si no encuentra la fecha, pregunta antes de archivarlo en el sitio equivocado. Un lote de treinta fotos enviadas a la vez se trata como un solo envío.
Lo explicamos a fondo en digitalización de facturas con IA, el servicio sobre el que se apoya todo esto.
Para el cliente el cambio es mínimo: no tiene que instalar nada raro ni aprender una aplicación nueva. Hace la foto como siempre y la manda a un contacto fijo de la gestoría. Si se equivoca de mes o manda la misma factura dos veces, el sistema lo detecta antes de que llegue a tu programa.
Saber qué le falta a cada cliente antes del cierre
Una de las preguntas que más tiempo cuesta contestar en una asesoría es la más sencilla: qué nos falta de este cliente. Hoy suele resolverse abriendo carpetas y repasando el trimestre anterior de memoria.
Con las facturas archivadas por cliente, año y mes, la pregunta se responde sola. El sistema compara lo que ha llegado con lo habitual de ese cliente, como los proveedores que facturan cada mes, los alquileres o los suministros, y con los cargos de su extracto bancario si lo tienes. El resultado es una lista concreta: falta la factura de la luz de agosto, falta el alquiler de septiembre, hay un cargo de seguro sin documento.
A partir de esa lista se prepara un recordatorio con el tono de tu despacho, que revisas y apruebas antes de que salga. El cliente recibe un mensaje claro con lo que tiene que mandar, en lugar del genérico «envíanos todo lo del trimestre».
Esto mismo sirve para los meses tranquilos: si los recordatorios salen a mitad de trimestre, el cierre llega con mucho menos pendiente.
Hojas de cálculo que se consultan escribiendo una frase
Media asesoría vive en hojas de cálculo: libros de registro, listados de clientes, extractos, exportaciones del programa contable. Y muchas son tan grandes que Excel se queda pensando al abrirlas.
Nuestro sistema indexa esas hojas en tu equipo y permite trabajar con ellas escribiendo con normalidad:
- «¿En qué archivo aparece el NIF B12345678?» y te dice archivo, hoja y fila.
- «Compara el libro de facturas de marzo con la exportación del banco» y te enseña cada diferencia con su origen.
- «Suma la base del 21 % del segundo trimestre de este cliente».
- «Quita las filas duplicadas de esta hoja», con vista previa antes de tocar nada.
Cada cambio se prepara primero, se aprueba, se hace con copia previa y se puede deshacer. Funciona igual con archivos de millones de filas.
Las sumas y los cruces los calcula el propio programa de hojas, no el modelo de IA, así que el resultado es exacto. La IA solo entiende la frase y decide qué consulta hacer; las fórmulas y las macros de tus libros no se tocan.
Consultas de clientes que se contestan solas (las que deben)
«¿Os han llegado mis facturas?», «¿cuándo se presenta lo del IVA?», «¿qué necesito para la renta?». Son preguntas legítimas, pero cortan el trabajo de quien está cuadrando un trimestre.
Un chatbot o una recepcionista virtual contesta primero con las respuestas que tu gestoría ha dejado escritas, y si no está seguro no improvisa: pasa la consulta a la persona que lleva a ese cliente con un resumen. Nunca da asesoramiento fiscal; eso sigue siendo tuyo.
La atención por WhatsApp y por teléfono arranca como prueba piloto, con vuestra línea y las respuestas que hayáis validado, y se amplía cuando se ve qué resuelve.
Ejemplo: un cliente escribe el día antes del cierre preguntando si os llegaron sus facturas de septiembre. El asistente comprueba su carpeta y le contesta cuántas hay archivadas y si falta alguna habitual, como la del alquiler. Si pregunta algo más, por ejemplo si le conviene deducirse un gasto, la consulta pasa a su gestor con el contexto de la conversación. Todo queda en el historial del cliente, para que quien retome el asunto sepa qué se le ha dicho.
Los datos de tus clientes, dentro de tu despacho
Una gestoría maneja nóminas, cuentas bancarias, rentas y datos de salud en bajas laborales. Mandarlo todo a un servicio de IA genérico no es una buena idea, ni por el RGPD ni por la confianza que tus clientes han puesto en ti.
Por eso ofrecemos la instalación local: los modelos corren en un ordenador de la gestoría y ningún documento sale de sus paredes. Para quien no quiera comprar ese equipo, existe la versión en la nube. En ambos casos cada persona ve solo los clientes que lleva, la base de conocimiento está separada por cliente y queda registro de quién ha consultado o cambiado cada cosa.
Hay además un modo confidencial: el sistema trabaja sin conexión y los datos de clientes no pasan por canales de mensajería. Y cuando un cliente ejerce su derecho de acceso, se puede sacar todo lo que guardáis de él en un solo paso. Las copias de seguridad se hacen solas y se pueden restaurar.
Cómo es un día en una asesoría que trabaja con IA
Para entender qué cambia, lo mejor es seguir una jornada normal en una gestoría pequeña durante la última quincena del trimestre. No es un caso concreto, sino un escenario que se repite en casi todas.
Lo importante no es la tecnología de cada paso, sino lo que deja de pasar: nadie abre cuarenta fotos una a una, nadie suma tickets en una calculadora y nadie pasa la tarde buscando por qué un trimestre no cuadra. El equipo dedica la jornada a revisar avisos, contestar a los clientes con datos en la mano y decidir.
Todo lo que sale del despacho, sea un correo, un recordatorio o un informe, se ve antes en la bandeja y se aprueba con un clic, desde el ordenador o desde el móvil.
Fíjate en que ninguna de las tareas de la jornada exige saber de inteligencia artificial: son preguntas en lenguaje normal y clics de aprobar o corregir.
UN DÍA CON EL AGENTE
Jornada de cierre de trimestre
- 8:30 Resumen del día: siete clientes han enviado fotos durante la noche y dos lotes tienen avisos del cuadre.
- 9:15 «¿Qué documentos le faltan al cliente López este trimestre?» Sale la lista y se prepara un recordatorio para revisar.
- 10:30 Una clienta llama preguntando si llegaron sus facturas; la recepcionista virtual lo comprueba y se lo confirma.
- 12:00 «¿Por qué no me cuadra el IVA soportado del tercer trimestre de Pérez?» Una factura repetida y un tipo mal leído.
- 16:00 Se corrigen los avisos del día y se genera el paquete de exportación para el programa contable.
- 18:00 Desde el móvil se aprueba el envío de los recordatorios a los clientes que aún no han mandado nada.
Órdenes que tu equipo puede dar al agente
El agente se maneja con frases normales, escritas o habladas, desde el ordenador, el móvil o Telegram. No hace falta saber dónde está cada archivo: lo busca él, respetando los clientes que tiene asignados cada persona. Estas son órdenes típicas de una gestoría, agrupadas por tarea.
Cada respuesta indica su origen, ya sea la factura, la carpeta o la fila de la hoja, para que cualquiera del equipo pueda comprobarla en segundos. Y cuando la orden implica escribir, como corregir una hoja o mandar un recordatorio, primero enseña el resultado y espera tu visto bueno.
Con el uso, el agente recuerda las instrucciones que le das, por ejemplo que un cliente siempre manda las facturas a final de mes o que a otro se le escribe de usted, y las aplica en lo que prepara.
Y si una orden no se entiende, el agente pregunta en lugar de suponer: «¿El tercer trimestre de este año o del anterior?».
PÍDESELO ASÍ
Órdenes de ejemplo en una asesoría
Lo que el agente hace solo y lo que te pide permiso
En una asesoría se trabaja con datos fiscales, bancarios y laborales de terceros, así que la autonomía del agente está graduada. Cada acción se comprueba según quién la pide, su rol, el dispositivo y la sensibilidad del dato, y queda anotada en un registro encadenado que no se puede manipular.
Los permisos se reparten por persona y por cliente. Quien lleva laboral no ve la facturación de un cliente que no es suyo, y las nóminas pueden quedar restringidas a los ordenadores de administración. El agente prepara también borradores de IVA y de nóminas, pero como borradores: los revisa y los da por buenos quien firma.
Hay accesos que vienen cerrados de fábrica: las sedes electrónicas de Hacienda y de la Seguridad Social, los bancos y las pasarelas de pago. El agente no presenta modelos ni mueve dinero. Esa línea no se cruza, ni siquiera con una orden expresa.
Ejemplo: una gestora pide enviar el recordatorio a doce clientes; el agente lo prepara y la directora lo aprueba desde el móvil.
AUTONOMÍA GRADUADA
Quién hace qué en la gestoría
- Archivar lo que mandan los clientes
- Leer facturas y cuadrar el IVA
- Buscar datos en hojas y documentos
- Preparar informes y borradores
- Enviar recordatorios o correos a clientes
- Modificar una hoja compartida
- Activar un flujo que escribe datos
- Exportar el paquete al programa contable
- Presentar modelos en Hacienda
- Entrar en la Seguridad Social o el banco
- Pagar o mover dinero
- Aprobarse a sí mismo
Los pasos para llevar la IA a tu asesoría
Primero, una videollamada para entender vuestro día a día: cuántos clientes lleváis, cómo os mandan la documentación, con qué programa contable trabajáis y qué tarea os quema más.
Con eso elegimos el primer problema y montamos un piloto con unos pocos clientes reales. Comprobamos con vosotros el acierto de la lectura, las correcciones necesarias y las horas que libera. Después ajustamos y ampliamos al resto.
Todo es desarrollado por nosotros y se adapta a tus carpetas, tus plantillas y tus perfiles de exportación a A3, Holded, Sage o ContaPlus. Lo instalamos en un ordenador de la gestoría, con los datos dentro, o lo servimos desde la nube si preferís no comprar hardware. Trabajamos en remoto.
Por qué elegir Agencia IA España para tu gestoría
Porque diseñamos cada solución pensando en el peor día de una asesoría, el de la víspera de presentar, y no en una demostración bonita. Porque la IA nunca calcula tus cifras: las calcula un motor de reglas que se puede auditar. Y porque te contamos qué está listo y qué se afina en el piloto con tus clientes.
Más de 20 años y más de 500 clientes nos han enseñado que una gestoría no necesita más herramientas, sino menos interrupciones.
Preguntas frecuentes sobre la IA para gestorías
¿La IA va a sustituir a mi equipo?
No. Se queda con las tareas mecánicas: recoger, leer, ordenar, comprobar, buscar y preparar informes. Las decisiones de criterio, la relación con el cliente y la firma siguen en manos de tu equipo. Lo que cambia es a qué dedican el tiempo.
¿Tengo que cambiar de programa contable?
No. Trabajamos delante de tu programa: lo que llega a él ya viene leído, ordenado y comprobado. Tenemos perfiles de exportación para A3, Holded, Sage y ContaPlus, y si usáis otro preparamos la salida en el formato que importe.
¿Puede contestar consultas fiscales de mis clientes?
No lo planteamos así. El asistente responde lo que tu gestoría deja escrito, como plazos, documentación necesaria o estado de un envío, y deriva el resto a una persona. El asesoramiento fiscal es tu trabajo y tu responsabilidad, y no se lo dejamos a un modelo.
¿Qué pasa si la IA lee mal una factura?
Lo normal es que el cuadre lo detecte, porque las cifras dejan de casar, y la factura se marca para revisión. Además cada dato se puede corregir y queda registrado quién lo cambió. Por eso empezamos con un piloto sobre facturas reales de tus clientes.
¿Dónde quedan guardados los datos de mis clientes?
Tú eliges. Si se instala en vuestro propio ordenador, no salen del despacho. Si va en la nube, cada acceso es personal y queda anotado. En los dos casos los datos se tratan conforme al RGPD y cada empleado ve solo los clientes que tiene asignados.
¿Cuánto tarda en estar funcionando?
Depende del problema por el que empecemos. La recogida de facturas o las consultas sobre hojas de cálculo se ponen en marcha en poco tiempo; la atención por teléfono o WhatsApp lleva más porque va con piloto. En la propuesta te damos plazos concretos.
¿Cuánto cuesta la IA para una gestoría?
Desde 500 € en función del proyecto. La cifra concreta depende de cuántos clientes y documentos movéis, de las soluciones que elijáis y de si va en local o en la nube. Lo concretamos tras una videollamada.
¿Puede presentar modelos o entrar en la sede de Hacienda?
No. Los accesos a las sedes electrónicas de Hacienda y de la Seguridad Social, a los bancos y a las pasarelas de pago vienen bloqueados de fábrica. El agente prepara, cuadra y avisa, pero la presentación la hace siempre una persona de tu despacho con sus propias credenciales.
¿Sirve con las fotos de mala calidad que mandan los clientes?
En buena parte, sí, pero no lo prometemos a ciegas. Los tickets reales, arrugados o borrosos, son el caso más exigente, y por eso se valida en el piloto con documentos de tus clientes. Cuando una foto no se lee bien, el sistema la marca o pide otra en lugar de inventarse el dato.
¿Cada empleado ve todos los clientes?
Solo si tú quieres. Los permisos se asignan por persona y por cliente, con roles como dirección, responsable, operativo o solo lectura. Así un becario puede archivar documentos sin ver la facturación, y cada consulta queda anotada con su autor.
Inteligencia artificial para gestorías: problemas reales y soluciones concretas
Las gestorías y asesorías llevan años digitalizándose: programas contables en la nube, presentación telemática, firma electrónica y herramientas de gestión documental. Es un sector acostumbrado a la tecnología. Pero la parte que más tiempo consume sigue igual: conseguir que el cliente mande lo que tiene que mandar, ordenarlo y comprobar que cuadra antes de que llegue al programa.
Ahí es donde la inteligencia artificial aporta de verdad, siempre que se use con cabeza. Un modelo de lenguaje es excelente leyendo documentos y entendiendo frases, y poco fiable haciendo cuentas. Por eso en una agencia de IA para gestorías seria la regla es simple: la IA lee y propone, las reglas calculan y la persona decide.
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Los desafíos del día a día en una asesoría
- Documentación que llega tarde, incompleta y por cinco canales distintos.
- Picos de trabajo concentrados en los cierres de trimestre y en la campaña de la renta.
- Descuadres de IVA que aparecen al final y cuyo origen cuesta horas encontrar.
- Hojas de cálculo enormes en las que buscar un dato es lento.
- Consultas repetitivas que interrumpen el trabajo de criterio.
- Dependencia de la persona que sabe dónde está cada cosa.
Por dónde empezar
Casi siempre por la documentación. Si los documentos entran ordenados y leídos, todo lo que viene detrás es más fácil: el cuadre, la exportación al programa contable, la búsqueda de un dato meses después. Y es donde el ahorro se nota antes, porque afecta a todos los clientes.
Un consejo práctico: antes de automatizar nada, apunta durante dos semanas qué tareas se repiten y cuánto tiempo se llevan. Esa lista, aunque sea a mano, vale más que cualquier demostración, porque te dice dónde está el ahorro de verdad en tu despacho y no en el de otro.
El segundo paso suele ser el cuadre del trimestre, y el tercero, las hojas de cálculo. La atención automática de consultas conviene dejarla para cuando lo anterior funciona, porque necesita que tengáis escritas las respuestas que queréis dar.
El conocimiento de la gestoría, sin depender de una persona
En muchas asesorías hay alguien que sabe cómo se resolvió aquel caso raro de hace dos años o dónde está la plantilla de una carta concreta. Cuando esa persona está de vacaciones, el trabajo se para. Con una IA privada que busca en los documentos internos del despacho, cualquiera puede preguntar y recibir la respuesta con el documento del que sale. Si no encuentra nada, lo dice, y te avisa de si el documento no existe o simplemente aún no se ha incorporado al índice.
Retos al implantar la IA en una gestoría
El primero es la seguridad de los datos, que resolvemos con la opción local y con permisos por persona. El segundo es la integración con los programas que ya usáis, que planteamos como exportación y no como sustitución. El tercero es el cambio de hábitos de los clientes, que se facilita dándoles un canal más cómodo que el que tienen ahora, no más complicado.
Si además quieres que los avisos, los recordatorios y los informes periódicos para las empresas que asesoras salgan solos, lo enlazamos con nuestra automatización de procesos, donde todo lo que envía algo o toca datos pide aprobación antes.
Local, mixto o nube: cómo encaja en una gestoría pequeña
Para una asesoría de pocas personas, un ordenador con una tarjeta gráfica de 16 GB basta para leer documentos, transcribir y consultar en local. Hay un modo mixto en el que documentos y OCR se quedan en la oficina y solo los encargos largos salen a la nube, y un modo confidencial sin conexión para los datos más delicados. Si no quieres tener equipo propio, todo puede ir en la nube con un tope de gasto mensual.
Asesorías con área laboral o jurídica: despachos con dos frentes
Muchas asesorías no son solo fiscales y contables: llevan también laboral, contratos o algún asunto jurídico, y funcionan como pequeños despachos. En ese caso las herramientas se combinan. La recogida de facturas y el cuadre conviven con la búsqueda en expedientes, los borradores desde plantilla y el control de plazos.
Lo contamos con detalle en nuestra página de IA para despachos de abogados. La automatización parte de la misma base y los permisos separan qué ve cada área, de modo que el equipo laboral no entra en los expedientes del jurídico si no le corresponde.
Hablemos de tu proyecto
Cuéntanos qué quieres resolver y te proponemos por dónde empezar, sin compromiso. Trabajamos con empresas de toda España en remoto, por videollamada.
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