Chatbot para empresas
¿Se te escapan clientes porque nadie contesta el chat de la web ni el WhatsApp fuera de horario?
Más de 500 clientes satisfechos desde hace 20 años
Un chatbot para empresas que contesta con tus datos
Un chatbot para empresas tiene una tarea muy concreta: contestar por escrito, en la web y en WhatsApp, lo que tus clientes preguntan una y otra vez. Horarios, precios orientativos, plazos de entrega, condiciones, cómo pedir un presupuesto. Lo que hoy te quita horas a ti o a tu equipo y, cuando no llega a tiempo, te quita ventas.
En Agencia IA España lo montamos con la información de tu negocio y con una regla que no se negocia: si no sabe la respuesta, no se la inventa. Pasa la conversación a una persona de tu plantilla con todo lo hablado. Así el cliente recibe una respuesta buena o una persona, nunca un párrafo bonito y falso.
Cómo funciona un chatbot con IA bien hecho
El nuestro busca la respuesta por orden. Primero mira las preguntas frecuentes que tú has escrito y validado. Si ahí no está, busca en los textos de tu propia web. Solo cuando encuentra un pasaje que encaja con claridad, y con margen sobre la segunda opción, la IA redacta la respuesta con esas palabras. Si dos respuestas se parecen demasiado o ninguna llega al umbral, no adivina.
En ese caso la conversación pasa al comercial que tenga menos carga en ese momento, con el historial completo. Tu cliente no repite nada y quien lo atiende sabe desde el primer mensaje qué le están pidiendo.
Las consultas que dependen de un dato vivo, como «¿dónde está mi pedido?», no las contesta la IA de memoria: el chatbot consulta el estado en tu tienda o tu sistema y devuelve lo que pone allí.
Ventajas de tener un chatbot en la web y en WhatsApp
La mayoría de las preguntas que llegan por escrito se repiten. Si las contesta un sistema que conoce tu negocio, tu equipo deja de copiar y pegar y dedica el tiempo a quien de verdad está a punto de comprar. Y el cliente tiene respuesta a las once de la noche o en domingo.
Respuesta inmediata
Contesta al momento en la web y en WhatsApp, también fuera de horario.
Sin respuestas inventadas
Solo responde cuando la información existe; si no, pasa a una persona.
Leads mejor atendidos
El comercial recibe la conversación entera y sabe qué quiere el cliente.
Qué incluye nuestro chatbot para empresas
Lo diseñamos, lo conectamos con tus herramientas y lo dejamos funcionando en los canales escritos donde ya te escriben tus clientes.
Chat en tu web
Widget para WordPress con un plugin o para PrestaShop con un módulo, con tus colores y tu tono, sin rehacer la web.
WhatsApp Business
Conexión con la API oficial de WhatsApp, enlaces y códigos QR por canal, consentimiento RGPD y palabra BAJA para dejar de recibir mensajes.
Base de respuestas
Redactamos contigo las preguntas frecuentes y las conectamos con los textos de tu web para que el chatbot responda con tus palabras.
Paso al comercial
Reglas de derivación: cuándo pasa la conversación, a quién y con qué resumen, para que nadie empiece de cero.
Datos del pedido
En tiendas online, consulta el estado real del pedido en la tienda en lugar de improvisar una respuesta.
Cuándo te conviene un chatbot para tu empresa
Te conviene si recibes muchas consultas escritas parecidas, si tardas horas en contestar un WhatsApp porque estás atendiendo otra cosa o si ves en la analítica visitas que entran, dudan y se van. También si tu equipo comercial pierde tiempo con preguntas que ya están respondidas en la web. No te conviene todavía si apenas te escriben o si la información de tu negocio cambia cada día y nadie la tiene ordenada: en ese caso empezamos por ordenarla, que ya es media tarea hecha.
Una pista sencilla: si alguien de tu oficina contesta lo mismo varias veces al día, ahí hay trabajo para un chatbot.
Qué tipos de chatbot hacemos para empresas
No hay un chatbot que sirva para todo. Según el canal y el objetivo cambian las fuentes, las preguntas que hace y lo que puede consultar. Estos son los que montamos, solos o combinados:
- Chat informativo en la web: resuelve las dudas de quien compara antes de pedir presupuesto. Su fuente son tus preguntas frecuentes y los textos de tus páginas.
- Chat de tienda online: además de dudas, consulta datos vivos como el precio o el stock y el estado de un pedido en PrestaShop, sin dar nada de memoria.
- WhatsApp de captación: conversa con quien llega desde un cartel, un anuncio o una tarjeta, hace las preguntas de cualificación y pasa a ventas al que está listo.
- Seguimiento de solicitudes: contesta «¿cómo va mi solicitud?» solo después de comprobar que quien pregunta es el titular.
- Asistente interno: para empleados, con dudas de procedimientos y permisos por persona.
El mismo motor puede atender también por Telegram, Instagram o correo, con la misma base de respuestas. Así no mantienes tres versiones de la verdad.
TIPOS DE CHATBOT
Un motor, varios trabajos
Chatbot de reglas, chatbot con IA o un sistema mixto
Detrás de la palabra chatbot hay cosas muy distintas, y no todos los chatbots empresariales funcionan igual. Conviene saber cuál te están ofreciendo.
- De reglas o de botones: sigue un árbol de opciones. Es predecible, pero se atasca en cuanto el cliente escribe algo que no estaba previsto.
- Con IA generativa sin control: entiende cualquier frase y contesta con soltura, pero puede rellenar huecos con datos que no son tuyos. Es el riesgo que más daño hace a una marca.
- Mixto, que es lo que hacemos: la IA entiende la pregunta y redacta, pero la respuesta sale siempre de una fuente tuya. Si no hay fuente, deriva.
Para la mayoría de las pymes el mixto es el equilibrio sensato: conversa con naturalidad y no compromete a la empresa con algo que nadie ha dicho.
Un ejemplo para verlo claro. Un cliente escribe «¿el envío es gratis a partir de cierto importe?». El de botones no tiene esa opción y le manda al menú. El generativo sin control responde «sí, a partir de 50 €» porque es lo habitual, aunque tu tienda no lo haga. El mixto busca tu política de envíos, la encuentra y contesta con tu importe real; si no la encuentra, lo dice.
Cómo decide qué contestar: una conversación de ejemplo
Ejemplo ilustrativo: una empresa que vende e instala sistemas de riego tiene el chat en su web y en WhatsApp. Un sábado por la tarde entra esta conversación:
- Cliente: «¿Hacéis envíos a Canarias?». El chatbot encuentra la respuesta en las preguntas frecuentes y contesta con las condiciones que escribió la empresa.
- Cliente: «¿Cuánto tarda?». Busca en la página de envíos, encuentra el plazo y lo da con esas palabras.
- Cliente: «¿Y me lo instaláis en una finca de dos hectáreas en Lanzarote?». No hay ninguna fuente que lo diga. El chatbot no lo adivina: responde que lo consulta con el equipo, pide nombre y teléfono y deja la conversación al comercial con menos carga.
El lunes a primera hora el comercial abre la bandeja y tiene la conversación entera, el dato de la finca y el contacto. No tiene que preguntar nada que ya se haya dicho.
Esa misma pregunta queda en la lista de dudas sin respuesta. Si se repite, se escribe una respuesta oficial y la próxima vez el chatbot la sabe.
CÓMO RESPONDE
De la pregunta a la respuesta, sin adivinar
- Web, WhatsApp u otro canal
- Primero tus preguntas frecuentes
- Después los textos de tu web
- Umbral mínimo
- Margen sobre la segunda opción
- Redacta con tus palabras
- O pasa al comercial con el historial
Los datos vivos, como el estado de un pedido, se consultan en el sistema, no se redactan.
Casos de uso de un chatbot por departamentos
Los chatbots empresariales no sirven solo para la web pública. Según quién pregunte, cambian la fuente de las respuestas y lo que pueden hacer:
- Atención al cliente: horarios, envíos, devoluciones, garantías y estado del pedido consultado en la tienda. Las incidencias que piden una persona pasan a soporte con la conversación completa.
- Ventas: resuelve dudas de catálogo y condiciones, recoge los datos del interesado y entrega el lead al comercial que tenga menos carga, ya cualificado.
- Soporte interno para empleados: asistentes que contestan dudas sobre procedimientos internos, plantillas o normas de la empresa, con permisos por persona. Si lo que buscas es consultar todos los documentos de la empresa, eso es nuestra IA privada para empresas.
Cuando además hace falta que la IA prepare tareas en tus programas, y no solo que converse, entran los agentes de IA: preparan la acción y una persona de cada equipo la aprueba.
Qué resuelve el chatbot solo y qué pasa a tu equipo
Lo que más tranquiliza a un negocio es saber de antemano dónde está la frontera. La fijamos por escrito antes de abrir el chat al público, y se puede mover cuando tú quieras.
Lo que contesta solo son las dudas que ya tienen una respuesta tuya: horarios, condiciones, plazos, formas de pago, zonas de servicio, documentación necesaria. También las consultas de datos que se leen en tu sistema, como el estado de un pedido.
Lo que pasa a una persona es todo lo que compromete a la empresa o necesita criterio: un presupuesto a medida, una reclamación, un descuento, una excepción a la política o cualquier pregunta sin fuente clara. Pasa con el historial y con los datos de contacto que haya dado el cliente.
Y hay cosas que no hace nunca: prometer precios o plazos que nadie ha aprobado, cobrar, pedir datos bancarios o retener a quien pide hablar con alguien. El motor es nuestro y está construido con herramientas cerradas: lo que no tiene permitido, sencillamente no lo puede hacer.
LA FRONTERA
Quién se ocupa de cada cosa
- Dudas con respuesta escrita
- Horarios, plazos y condiciones
- Estado del pedido leído en la tienda
- Recoger nombre y teléfono
- Presupuestos a medida
- Reclamaciones y descuentos
- Preguntas sin fuente clara
- Contactos listos para comprar
- Inventar precios o plazos
- Cobrar o pedir datos bancarios
- Retener a quien pide una persona
Captar clientes por WhatsApp sin saltarte las normas
WhatsApp es el canal donde más se escribe y donde más fácil es hacerlo mal. Lo montamos con la API oficial de WhatsApp Business y con estas piezas:
- Enlaces y códigos QR con un código de origen distinto para cada sitio: el cartel del local, la tarjeta, un anuncio, la firma del correo. Así sabes qué canal te trae conversaciones.
- Respeto de la ventana de 24 horas que marca WhatsApp para responder libremente; fuera de ella, solo plantillas aprobadas.
- Consentimiento RGPD registrado y la palabra BAJA para que cualquiera deje de recibir mensajes cuando quiera.
La conexión con WhatsApp la ponemos en marcha como piloto con cada cliente, revisando la cuenta y el número antes de tocar nada, para no cortar la atención que ya tienes.
Un detalle que marca la diferencia: en WhatsApp el chatbot puede hacer unas pocas preguntas al interesado, puntuar sus respuestas y detectar quién está listo para hablar con ventas. A ese contacto lo pasa a una persona en la bandeja; al resto le sigue respondiendo dudas sin presionar.
Las preguntas sin respuesta se convierten en contenido
Cada pregunta que el chatbot no sabe contestar es una pista de lo que tus clientes quieren saber y tu web no explica. Las agrupamos por tema y, cuando tienen sentido, las convertimos en nuevas preguntas frecuentes de la web con su marcado FAQPage para Google.
El resultado es doble: el chatbot contesta mejor la siguiente vez y tu web gana contenido útil que también leen los buscadores y las IA que resumen respuestas. Si te interesa esa parte, la trabajamos a fondo en posicionamiento en las respuestas de la IA.
Además, la lista de preguntas pendientes te sirve como termómetro: si una duda se repite mucho, quizá no sea un problema del chatbot, sino de cómo está explicada una condición o un servicio en la web.
Ejemplo ilustrativo: una academia de idiomas ve que en un mes muchas personas preguntan por clases los sábados y la web no dice nada. Escribe una respuesta, se publica como pregunta frecuente y desde ese día el chat la contesta sola.
Chatbot a medida o herramienta de suscripción: en qué se diferencian
Hay muchas herramientas de chatbot que se contratan por meses y se configuran en una tarde. Para algunos negocios son suficientes. La diferencia con un chatbot a medida está en cuatro puntos que conviene mirar antes de decidir.
- De dónde responde: muchas herramientas dejan que el modelo complete lo que falta. El nuestro solo responde con una fuente tuya por encima de un umbral.
- Dónde están los datos: en una suscripción, las conversaciones viven en los servidores del proveedor. El nuestro puede funcionar en local, dentro de la empresa, o en la nube si lo prefieres.
- Con qué se conecta: las integraciones dependen del catálogo del proveedor. Nosotros lo conectamos con lo que ya usas siempre que tenga conexión.
- Quién lo ajusta: con una herramienta lo ajustas tú; aquí lo ajustamos contigo a partir de las dudas que se quedan sin respuesta.
Si tu caso es sencillo y no manejas datos delicados, te lo diremos: a veces lo sensato es empezar con algo más pequeño.
ANTES DE ELEGIR
Lo que cambia entre un chatbot a medida y uno genérico
Del primer borrador al chatbot en tu web
Trabajamos en remoto, por videollamada. Primero revisamos las conversaciones reales que ya tienes en el correo, el WhatsApp o el chat, y sacamos las preguntas que más se repiten. Con eso redactamos la base de respuestas y fijamos las reglas de derivación. Después lo instalamos en tu web y lo probamos con preguntas difíciles, ambiguas y fuera de tema antes de abrirlo al público.
El motor lo hemos desarrollado nosotros. Puedes alojarlo en local, en un servidor u ordenador de tu oficina para que las conversaciones se queden en casa, o tenerlo en la nube y olvidarte del hardware. Cada cambio importante lo propone el sistema y lo aprueba una persona.
Por qué elegir Agencia IA España para tu chatbot
Llevamos más de 20 años haciendo webs y marketing para más de 500 clientes, y sabemos lo que cuesta ganar una visita para perderla en un chat que no contesta. Por eso nuestro chatbot prioriza no equivocarse sobre parecer listo. El motor es nuestro, así que lo ajustamos a tu caso en vez de adaptarte tú a una plantilla, y te explicamos con claridad qué hace, qué no hace y por qué. Sin letra pequeña y sin promesas de porcentajes que nadie puede garantizar antes de empezar.
Preguntas frecuentes sobre el chatbot para empresas
¿Qué es un chatbot para empresas?
Es un asistente que contesta por escrito a clientes o potenciales clientes en la web, en WhatsApp u otros canales de mensajes. El nuestro responde con la información del negocio, consulta datos vivos como el estado de un pedido y pasa la conversación a una persona cuando no tiene una respuesta segura.
¿Cuánto cuesta un chatbot para una empresa?
Desde 500 € en función del proyecto. Lo que hace variar el precio es el número de canales, cuántas respuestas hay que preparar, si hay que conectarlo con la tienda o con el CRM y si funciona en un equipo de tu empresa o en la nube. Te damos un presupuesto cerrado tras ver tu caso.
¿Puede inventarse respuestas?
Está diseñado para no hacerlo. Solo responde cuando encuentra la información en tus preguntas frecuentes o en tu web con un grado de coincidencia suficiente y con ventaja clara sobre otras opciones. Si no la encuentra, lo dice y pasa la conversación a tu personal de atención al cliente.
¿Se puede usar en WhatsApp?
Sí, con la API oficial de WhatsApp Business. Respetamos la ventana de 24 horas para responder, registramos el consentimiento y añadimos la opción BAJA. La puesta en marcha en WhatsApp la hacemos como piloto con cada cliente, comprobando antes la cuenta y el número que ya usas.
¿Funciona en WordPress y en PrestaShop?
Sí. En WordPress se instala con un plugin y en PrestaShop con un módulo. No hay que rehacer la web ni cambiar de plantilla. En tiendas online puede consultar el estado real de un pedido en lugar de dar una respuesta genérica.
¿Con qué herramientas se integra un chatbot empresarial?
Con las que más usan las pymes: WordPress y PrestaShop para la web y, en tiendas PrestaShop, para consultar pedidos; la API oficial de WhatsApp Business, y Gmail, Google Calendar y Google Sheets para avisos, citas y registros. También con nuestro CRM, para que cada lead llegue a ventas con su historial. Si usas otra herramienta, revisamos si tiene conexión antes de presupuestar.
¿Qué diferencia hay entre un chatbot y un agente de IA?
El chatbot conversa y resuelve dudas en canales escritos. Un agente va más allá: prepara tareas en tus programas, como un presupuesto o una ficha de cliente, y una persona las aprueba. Si es eso lo que buscas, mira nuestros agentes de IA para empresas.
¿Mis datos y los de mis clientes están protegidos?
Lo montamos pensando en el RGPD: consentimiento registrado, permisos por persona y registro de lo que se hace. Si no quieres que la información salga de la empresa, el chatbot puede funcionar en local, en un equipo vuestro; si no, en la nube.
¿Cuánto se tarda en tener el chatbot funcionando?
Depende sobre todo de lo ordenada que esté la información. Si ya tienes preguntas frecuentes y una web completa, un primer chat informativo se puede probar en pocas semanas. Conectar WhatsApp o una tienda lleva algo más, porque hay que revisar cuentas y permisos. Empezamos siempre por un canal y ampliamos cuando funciona.
Todo lo que conviene saber antes de poner un chatbot en tu empresa
Poner un chatbot en la web es fácil. Poner uno que ayude a vender y no estropee la imagen de la empresa ya no lo es tanto. La diferencia está en de dónde saca las respuestas, qué hace cuando no sabe y cómo encaja con las personas que ya atienden a tus clientes.
Estas son las decisiones que tomamos contigo antes de escribir una sola respuesta, y que te recomendamos tener claras aunque al final no trabajes con nosotros.
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De dónde salen las respuestas
Un chatbot es tan bueno como la información que tiene detrás. Las fuentes más fiables son las preguntas frecuentes escritas y revisadas por el propio negocio, porque dicen exactamente lo que la empresa quiere decir. Después vienen los textos de la web: páginas de servicio, condiciones, envíos, garantías. Lo que no conviene es dejar que el modelo de IA rellene huecos con lo que «suele ser normal» en tu sector, porque lo normal en otro negocio puede no ser tu política.
Por eso el nuestro mide cuánto se parece cada pasaje a la pregunta y solo responde cuando hay una coincidencia clara. Esa comprobación la hace el sistema, no la IA: el modelo se limita a redactar con naturalidad lo que ya está escrito.
Qué hacer cuando no sabe
El momento más importante de un chatbot es cuando no tiene respuesta. Si contesta cualquier cosa, pierdes confianza. Si contesta «no lo sé» y ahí se queda, pierdes el cliente. Lo sensato es que lo diga con claridad y pase la conversación a una persona, con el historial, para que el cliente no tenga que repetir nada.
En nuestro caso la conversación va al comercial con menos carga en ese momento. Si nadie está disponible, queda anotada para que se conteste en cuanto alguien entre, y el cliente lo sabe.
Web y WhatsApp, cada uno con sus reglas
El chat de la web suele recibir preguntas de alguien que está comparando y quiere salir de dudas rápido. WhatsApp es más personal: muchas veces el cliente ya te conoce y quiere una respuesta concreta. El mismo conocimiento sirve para los dos canales, pero el tono, la longitud de las respuestas y las normas cambian. En WhatsApp hay que respetar la ventana de 24 horas, usar plantillas aprobadas para escribir fuera de ella y ofrecer siempre una forma sencilla de darse de baja.
Lo que un chatbot no debería hacer
- Prometer precios, plazos o descuentos que nadie ha aprobado.
- Dar el estado de un pedido de memoria en lugar de consultarlo en la tienda.
- Retener al cliente en bucle cuando pide hablar con una persona.
- Guardar datos personales sin consentimiento ni saber para qué.
Texto por escrito, voz por teléfono
Este servicio cubre los canales escritos. Si lo que te desborda son las llamadas, lo que necesitas es una recepcionista virtual con IA que atienda el teléfono. Y si tu problema concreto son las reservas y las citas, lo tratamos de principio a fin en automatizar reservas. Muchos negocios empiezan por los chatbots porque son el paso más sencillo y amplían después.
Cómo saber si está funcionando
Mira tres cosas: cuántas conversaciones se cierran sin ayuda, cuántas pasan a una persona y qué preguntas se quedan sin respuesta. La tercera es la que más enseña, porque te dice qué falta en tu web y en tus respuestas. Con esa lista se mejora el chatbot cada mes, y de paso la web.
Órdenes para mantenerlo al día
Un chatbot no se configura una vez y se olvida. Con nuestro sistema el mantenimiento se hace con frases normales, y cualquier cambio que afecte a lo que se publica lo aprueba una persona. Algunos ejemplos de lo que se le puede pedir:
- «¿Qué preguntaron esta semana que el chat no supo contestar?»
- «Crea un asistente comercial que aprenda de nuestra web y de este catálogo.»
- «Convierte las cinco dudas más repetidas en preguntas frecuentes de la web.»
Con esas respuestas, el chatbot mejora cada mes sin que nadie tenga que reescribirlo desde cero.
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